公司公章如何管理才规范？

一、核心管理原则

1.  分权制衡原则：保管、审批、使用、监督四权分离，形成内部牵制。

2.  全程留痕原则：每一次用印必须可追溯、可复核、可审计。

3.  预先审批原则：坚决执行“先审批、后用印”，严禁事后补批。

二、建立铁规：制度先行

制定一份权威的《公司印章管理制度》，并经正式程序发布。制度应明确：

1.印章清单与效力：明确公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、法定代表人名章等各类印章的用途与使用范围。

2.管理职责：指定一个部门（如总裁办、综合管理部或法务部）为归口管理部门，并确定每枚印章的“唯一保管责任人”。

3.严密的审批流程：根据文件性质（如合同、公文、证明、人事）设定清晰的审批权限和流程。重大合同必须经法务审核和业务负责人、高管联签。

三、物理管控：人防与技防

1.专用设备存放：所有印章必须存放于专用保险柜或密码铁柜中，不得存放于普通办公抽屉。

2.人章分离：保管人不应同时拥有关键审批权。保险柜密码与钥匙最好由不同人员掌握。

3.固定地点用印：用印必须在指定区域（如印章管理员办公位）进行，该区域应设有监控录像，确保过程可回溯。

四、关键环节说明：

核对环节：保管人需现场核对审批单是否完整、文件是否为最终审批版本、内容与审批单描述是否一致。这是风险控制的最后一道手动关卡。

登记环节：登记信息必须包括：用印日期、文件名称/事由、用印份数、审批人、经办人、保管人。必须使用不可篡改的纸质登记簿或线上OA系统。

用印规范：盖章需清晰、端正，骑缝章应覆盖所有页面缝隙。

五、 重点情形与风险管控

严禁行为：严禁在空白纸张、空白介绍信、空白合同上盖章。严禁将公章带出指定区域使用。

外带用印：如确需外带（如办理工商、银行业务），必须经最高权限领导书面批准，并由双人同行（保管人+监督人），事后立即归还并说明使用情况。

电子公章：应由依法设立的电子认证服务机构制作。其申请、授权、使用流程应比实物印章更严格，确保每次使用均有唯一、可追溯的数字化审批记录。

六、监督、审计与责任

定期盘点：至少每季度由非保管人（如内审、财务）对印章进行突击检查与盘点。

登记簿审计：定期核对用印登记记录与审批文件、归档文件是否一致。

明确罚则：制度中应明确违规用印、保管失职等行为的处罚措施，直至追究法律责任。

七、应急处理

印章遗失/被盗：立即向公安机关报案并取得证明；在所在地市级以上报纸上刊登作失声明；依法向备案机关（公安局、市场监管局、开户银行等）办理新章刻制与备案手续。

人员交接：保管人变更时，必须办理书面移交手续，在监督人见证下清点交接，并立即更换保管设备密码。

规范的公章管理，是公司稳健经营的“压舱石”。一套权责清晰、流程严密、记录可溯的管理体系，不仅能有效防范法律与经营风险，更能提升内部运营效率，为公司的长远发展筑牢安全防线。

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